Prozesslandschaften

By OPTIQUM

Prozesse sind wie Landschaften, zu deren Gestaltung jeder eine ganz individuelle Vorstellung hat und bei deren Umsetzung sowohl die Umgebung als auch die Anforderungen maßgeblich wichtig sind.
 

Wie in der Landschaftsgestaltung auch müssen Prozesse sinnvoll und strategisch aufgebaut werden und anschließend entsprechend den Vorgaben ausgearbeitet werden.
 

Die Prozesslandschaft wird so gestaltet, dass sie problemlos wachsen und erweitert werden kann und resilient gegenüber inneren und äußeren Einflüssen ist.
 

Eine Organisation kann nur dann wirksam funktionieren,
wenn sie miteinander verknüpfte Prozesse
erkennt, leitet und lenkt.

Wir helfen Ihnen dabei, diese Prozesse in eine Prozesslandschaft einzugliedern
und mittels einer Prozesslandkarte transparent und übersichtlich abzubilden:

 

Phone: +49 221 82 95 910
Email: info(at)optiqum.de


 

Doch was sind Prozesslandschaften genau, wie sind sie aufgebaut, welchen Nutzen haben sie für Unternehmen & Organisationen und wie kommen Prozesslandschaften und Integrierte Managementsysteme zusammen?
 

> Unser FAQ beantwortet Ihnen diese Fragen kompakt und effizient <  

Eine Prozesslandschaft ist ein kohärenter Satz miteinander verbundener Prozesse innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie zeigt die Struktur, Gruppierung, Funktionalität und Technologie von Geschäftsprozessen und Arbeitsprozessen.

Innerhalb der Prozesslandschaft werden außerdem die Verknüpfungen innerhalb der Geschäftsfunktionen, Geschäftsdienstleistungen, Unternehmensfähigkeiten, Geschäftsaktivitäten, Betriebsobjekten, Abteilungen, Rollen, Kompetenzen, Standorten und Umgebungen abgebildet.

Definition Prozess:br> Unternehmensprozesse sind Abläufe, Arbeitsschritte, Vorgehensweisen und Handlungen, die in einer sich wiederholenden Reihenfolge stattfinden. Um Prozesse sinnvoll abzubilden, sind sowohl der Beginn ("Input") als auch das Ende ("Output") zu definieren.

Der Hauptzweck einer Prozesslandschaft besteht darin, Unternehmensprozesse zu erfassen, die direkt an der Wertschöpfung des Unternehmens beteiligt sind. Werden solche Prozesse als Abfolge von Funktionen miteinander verknüpft, bilden sie eine Prozesslandschaft.

Prozesslandschaften können zur Strukturierung des Prozessportfolios eines Unternehmens verwendet werden. Innerhalb einer Prozesslandschaft können Prozesse hierarchisch gegliedert werden, so dass bestimmte Prozessbereiche bis ins Detail heruntergebrochen werden können.

Sie werden in der Regel in die folgenden drei Prozesstypen gegliedert:

1. Managementprozesse
bestimmen, wie das Unternehmen geführt wird. Ein typisches Beispiel ist die Festlegung der Unternehmensstrategie.
Weitere Bezeichnungen:
  • Leitungsprozesse
  • Führungsprozesse
   
2. Kernprozesse
schaffen direkt einen Wert für einen Kunden. In einem Fertigungsunternehmen ist beispielsweise der Produktionsprozess ein Kernprozess.
Weitere Bezeichnungen:
  • Geschäftsprozesse
  • Hauptprozesse
  • Wertschöpfungsprozesse
  • Schlüsselprozesse
   
3. Unterstützungsprozesse
werden von Kernprozessen genutzt. Typische Beispiele sind die Personalverwaltung, das IT-Management und die Rechnungsstellung.
Weitere Bezeichnungen:
  • Supportprozesse
  • Sekundäre Prozesse
   

Prozesslandschaften helfen Ihnen, sich einen Überblick über die Hauptprozesse in einem Unternehmen und deren Abhängigkeiten zu verschaffen. Sie ermöglichen es allen Beteiligten, besser zu verstehen, wie das Unternehmen als Ganzes funktioniert und wie sich ein bestimmter Arbeitsbereich einfügt.

Ein gutes Verständnis der Unternehmens-Prozesse ist die Grundlage praktisch aller Maßnahmen, wenn es darum geht, Prozesse und IT-Unterstützung zu verbessern. Nur wenn bekannt ist, welche Personalkapazitäten, Kosten oder kundenbezogene Erfolgsfaktoren in welchen Prozessabschnitten angesiedelt sind, können Maßnahmen effektiv und effizient positioniert werden.

Durch die transparente und verständlich nachvollziehbare Darstellung von Beziehungen und Abhängigkeiten der Prozesse untereinander, können beispielsweise kostenintensive Optimierungsmaßnahmen effizient und nachhaltig geplant und umgesetzt werden.

Diese holistische Betrachtung der Abläufe des Unternehmens unterbindet auch die Versuchung, impulsiv Einzelmaßnahmen zu treffen, die dann im Worst Case negative Folgen haben, da sie die umliegenden Prozesse nicht berücksichtigen.

Ein Beispiel hier wäre die Kosteneinsparung in einer Abteilung, die allerdings im Nachgang das Leistungsangebot in einer anderen Abteilung verschlechtert:

Weniger Personal im Housekeeping spart im ersten Moment Kosten. Die Hotelzimmer werden aber am Abreisetag nicht rechtzeitig fertig für den Neubezug. Somit kann die Sales-Abteilung weniger Zimmer pro Tag verkaufen, was wiederum zu Umsatzverlust führt, welcher ggf. sogar die Einsparmaßnahmen aus dem Housekeeping wieder vollständig zunichtemacht.

Ja!

Erfahrungsgemäß dominiert in der Regel die Aufgabensicht und nicht die der Prozesssicht: Mitarbeiter sind auf ihren Bereich fokussiert und versuchen, die ihnen zugewiesenen Aufgaben im Rahmen ihrer Abteilung/Fachposition optimal auszuführen. Dabei werden jedoch oft größere Zusammenhänge oder weitreichende Folgen nicht mit in Betracht gezogen, die Arbeit erfolgt praktisch in einer Art fachlich bezogenem Mikrokosmos.

Hier die zentralen Unterschiede zwischen Aufgaben- und Prozessorientierung zum besseren Verständnis:

Aufgabenorientierung:Prozessorientierung:
Fokussierung auf fachliche InhalteFokussierung auf Abläufe und Ergebnisse
Optimierung innerhalb organisatorischer GrenzenOptimierung unabhängig von organisatorischen Grenzen
Schnittstellen nicht sichtbarDarstellung von Schnittstellen
Vergleichbare Prozesse schwer identifizierenVergleichbare Prozesse leicht zu identifizieren
Externe und interne Beteiligte schwer zu identifizierenExterne und interne Beteiligung leicht zu identifizieren

 

Die Mitarbeitenden Ihres Unternehmens müssen an diese neue Sichtweise herangeführt werden und den Nutzen der Prozessorientierung nachvollziehen können. Dabei erfordert das Herbeiführung dieses Umdenkens zwar Kommunikation und Zeit, zahlt sich aber letztendlich durch eine deutlich besseres Verständnis von Abläufen, Zuständigkeiten und Optimierungspotenzialen aus.

Um sich in der Landschaft zurechtzufinden, benötigt man eine Landkarte.

Und genauso verhält es sich in der Prozesslandschaft eines Unternehmens: Die Prozesslandkarte gibt Aufschluss und schnellstmögliche Orientierung – sowohl für Profis, die bereits intensiv mit der Prozesslandschaft vertraut sind, aber genauso auch für diejenigen, die sich das erste Mal quasi auf unbekanntem Terrain bewegen.

Eine Prozesslandkarte ist so aufgebaut, dass sie einfach und sehr nachvollziehbar einen ersten Eindruck der Wirkzusammenhänge in der Leistungserstellung aufzeigen.

In einer Prozesslandkarte werden sämtliche Unternehmensprozesse inklusiv deren Schnittstellen nach außen dargestellt. Sie bietet eine übergeordnete Sicht (Metaebene oder Top-Level-Ebene) auf die Prozesse des Unternehmens, welche für alle Beteiligten verständlich sein sollte. Eine Prozesslandkarte dient dazu, die einzelnen Geschäftsprozesse in die Prozesslandschaft des Unternehmens einzuordnen und voneinander abzugrenzen, Schnittstellen zu ermitteln und Zusammenhänge zwischen einzelnen Prozessen darzustellen.

Die Erstellung einer Prozesslandkarte sollte sorgfältig angegangen werden, da sie die Ausgangsbasis für die weitere Prozesserhebung, -analyse und -optimierung sowie schließlich für das gesamte Prozessmanagement darstellt.

Im Rahmen der Erstellung einer Prozesslandkarte werden folgende Phasen durchlaufen:

  • Zielfindung
  • Auswahl der Darstellungsform
  • Festlegung der Beteiligungen
  • Erstellung der Prozesslandkarte

Ein Managementsystem bietet Unternehmen und Organisationen viele Chancen. Unternehmensprozesse werden transparenter und Anforderungen werden integriert und verdeutlicht.

Werden mehrere unterschiedliche Normen und Regelwerke nebeneinander geführt, gestaltet sich deren Betreuung, Pflege und Entwicklung durchaus komplex. Bei einem integrierten Managementsystem (IMS) werden diese parallellaufenden Managementsysteme zu einer prozessorientierten Gesamtlösung verbunden.

Eine gemeinsame und einheitliche Prozessorientierung bietet Ihnen die Grundlage für ein schlankes und effizientes Prozessmanagement. Sie verringern damit nicht nur Ihren Kommunikations-, Dokumentations- und Auditaufwand, Sie vereinfachen gleichzeitig Informationsstrukturen und sorgen für einen erfolgreichen Austausch von Wissen.

  • klare, transparente sowie solide Prozesse umgesetzt haben
  • eindeutige Verantwortlichkeiten und Organisationsstrukturen benannt haben
  • Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern erbringen
  • Risiko- und Kostenminimierung ermöglichen

Die kommunale Verwaltung steht vor zahlreichen Herausforderungen, die nur durch ein strukturiertes Herangehen gemeistert werden können.

Diese strukturierte Herangehensweise bietet das Prozessmanagement sowie eine übersichtliche Prozesslandschaft. Es bietet einen umfassender Ansatz zur klar definierten, systematischen und regelmäßigen Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Prozessen und somit zur Steigerung der Effizienz und konsequenten Bürger-Orientierung. Mehr dazu ..