Prozessmanagement und Prozesslandschaften in der kommunalen Verwaltung
Die kommunale Verwaltung steht vor zahlreichen Herausforderungen, die nur durch ein strukturiertes Herangehen gemeistert werden können.
Diese strukturierte Herangehensweise bietet das Prozessmanagement sowie eine übersichtliche Prozesslandschaft. Es bietet einen umfassender Ansatz zur klar definierten, systematischen und regelmäßigen Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Prozessen und somit zur Steigerung der Effizienz und konsequenten Bürger-Orientierung.
Wünsche und Bedürfnisse der Bürger berücksichtigen
Die fortschreitende Digitalisierung in unserer Gesellschaft führt gleichermaßen auch zu steigenden Anforderungen der Bürger an die kommunale Verwaltung:
Gewünscht wird beispielweise eine überschaubare Bearbeitungsdauer, ein vereinfachter Zugang zu Informationen, die optimalerweise auch vollständig digital bereit gestellt werden sowie eine gute Erreichbarkeit und kurze Kommunikationswege.
Optimierungspotenziale identifizieren und umsetzen
Prozesslandschaften schaffen Überblick: Wer ist wo verantwortlich? Welche Abteilungen sind wie miteinander verknüpft? Wenn bei Ebene A dies passiert – welche Auswirkungen hat es dann auf Ebene B?
Und sie haben noch einen weiteren signifikanten Vorteil: Mittels Prozesslandschaften und einem klar strukturierten Prozessmanagementsystem lassen sich Optimierungspotenziale gezielt ermitteln und analysieren.
⇒ Viele Behörden stehen vor der Herausforderung, mit immer weniger Personal und knappen Ressourcen ihre behördlichen Aufgaben zu erfüllen.
Durch die Optimierung von Prozessen können die Mitarbeitenden und auch die zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel effizienter und effektiver eingesetzt werden. Prozessorientierte Personalbedarfsermittlungen können zudem als begründende Unterlagen für Stellenforderungen herangezogen werden. Neben der Optimierung des Ressourceneinsatzes und der Begründung der Beantragung neuer Stellen, können mittels Prozessmanagement, -dokumentation und -analyse die verwaltungsinternen Abläufe optimiert und zum Teil standardisiert werden. Dies erhöht auch die Transparenz des Verwaltungshandelns für Bürger, Unternehmen und Beschäftigte.
In Verbindung mit dem Wissensmanagement kann Prozessmanagement die Einarbeitung neuer Beschäftigter oder die Stellvertretung vereinfachen und einen zielgerichteten stellenbezogenen Wissenstransfer ermöglich, denn auch Wissensmanagement in Behörden beinhaltet in der Regel Prozessdokumentationen
Wie sieht eine beispielhafte Prozesslandschaft im Vereich der kommunalen Verwaltung aus?
Den Schwung der Digitalen Transformation nutzen statt davor zu verzagen
Die Digitalisierung der Verwaltung führt zu einem Transformationsprozess von der traditionellen, oftmals Papier-lastigen Arbeitsweise hin zu elektronischen Verfahren. Allerdings wird diese Entwicklung von den Angestellten der Verwaltungsinstanzen und Behörden nicht selten argwöhnisch betrachtet und als Eingriff in etablierte Strukturen und ein stückweit auch in die Komfort-Zone betrachtet.
Dabei liegen die Vorteile für alle Beteiligten eigentlich auf der Hand:
Eine digitale Verwaltung vereinfacht Prozesse sowie interne und externe Arbeitsabläufe öffentlicher Behörden und Verwaltungen im Zusammenhang mit:
- Kommunikation
- Informationsaustausch
- Serviceleistungen
- allgemeinen Verwaltungsthemen
Und machen die internen Abläufe und Arbeitsweisen so bürgerfreundlicher, effizienter und nachhaltiger.